Как использовать Outlook для планирования конференц-залов

Содержание

• направления
• Расписание конференц-залов с Outlook

В занятом офисе с несколькими конференц-залами может быть трудно отслеживать, какие конференц-залы используются и в какое время. Календарь в Microsoft Outlook можно использовать для планирования встреч, встреч и событий, а также для мероприятий в масштабах всего офиса, таких как планирование конференц-залов. Вы можете настроить календарь для планирования всех конференц-залов, чтобы сотрудники могли легко увидеть доступность конференц-зала на любую дату и время.

направления

Вы можете запланировать несколько конференц-залов в календаре Outlook (Jupiterimages / Photos.com / Getty Images)

Расписание конференц-залов с Outlook

1. Откройте Microsoft Outlook. Нажмите «Календарь» на панели закладок. Щелкните правой кнопкой мыши «Календарь» и выберите «Новый календарь». Введите имя для нового календаря, например «Расписание конференц-зала».

2. Нажмите «Просмотреть расписание» в панели интерфейса. Щелкните правой кнопкой мыши календарь и выберите «Новое назначение».

3. Нажмите «Категоризировать» на ленте и выберите «Все категории». Выберите цветовую категорию и нажмите «Переименовать». Введите название для категории, например, «конференц-зал 1» или «конференц-зал зала». Переименуйте дополнительные цветовые категории, по одной для каждого конференц-зала. Нажмите «ОК».

   
   

4. Введите название встречи или события в текстовом поле темы. В текстовом поле Местоположение введите номер или название конференц-зала. Введите день и время начала использования конференц-зала вместе со временем окончания использования. Если конференц-зал будет использоваться в течение нескольких дней, вы можете изменить дату окончания.

5. Введите данные о запланированной встрече для конференц-зала в главном окне. Вы можете включить описание встречи и список участников.

6. Нажмите «Категория» на ленте и нажмите на конференц-зал, где будет проходить собрание. Этот цветовой код в календаре позволяет легко различать собрание между различными конференц-залами, которые используются одновременно.

7. Нажмите «Сохранить и закрыть», чтобы закрыть событие конференц-зала и вернуться в календарь.