Содержание
- Прием звонка
- Определить потребности звонящего
- Перевод звонка соответствующему лицу в офисе
- Конец вызова
Первоначальное общение между потенциальным клиентом и юридической фирмой обычно осуществляется по телефону и с администратором. Поэтому важно, чтобы администратор компании всегда был профессиональным и вежливым. Поддержание профессионализма иногда может быть проблемой, особенно для администраторов, которые ежедневно посещают большое количество звонков, однако, есть определенные принципы, которым вы всегда должны следовать, отвечая на звонки в юридической фирме.
Прием звонка
Ответьте на каждый звонок, указав название юридической фирмы, свое имя, а затем определите, кто звонит, и спросите: «Чем я могу вам помочь?» Например: «Доброе утро, это адвокатура X и Y, говорит Джейн, с кем я разговариваю?» После того, как вы определили звонящего по имени, спросите: «Чем я могу помочь вам сегодня, миссис Z», не забудьте отослать клиента по имени для оставшейся части разговора. Аннотации во время каждого звонка могут быть полезны, особенно в отношении имен. Сохраняйте позитивный тон во время разговора, будьте терпеливы и никогда не выходите из себя. Не используйте жаргон, сленг или не такие слова, как «ахам» и «гул».
Определить потребности звонящего
Очень важно внимательно прислушиваться к тому, что потенциальному клиенту необходимо для удовлетворения ваших потребностей, и предоставлять запрашиваемую информацию в четкой и сжатой форме. В каждом звонке есть кто-то, кто ищет информацию, или конкретный человек.
Перевод звонка соответствующему лицу в офисе
Если вам нужно перевести звонок адвокату, попросите клиента дождаться перевода на линию. Затем свяжитесь с юристом и объявите вызов по имени клиента и цели вызова, поэтому сделайте перевод, если адвокат доступен. Не оставляйте клиента в очереди более 45 секунд. По истечении этого периода спросите, предпочитает ли клиент продолжать ожидание, хочет ли он этого, когда адвокат ответит на звонок, или он предпочитает позвонить позже.
Конец вызова
Прежде чем выключить телефон, спросите, можете ли вы чем-нибудь помочь, и поблагодарите клиента за обращение в юридическую фирму. Администратор редко убеждает потенциального клиента нанять услугу, однако очень часто клиент теряется из-за плохого, грубого или непрофессионального обслуживания.