Содержание
Письма клиентам обычно имеют определенный формат и выглядят хорошо спланированными и профессиональными. У них есть универсальные элементы, такие как приветствия и закрытие. Те, которые говорят о процедурах выставления счетов, содержат информацию о платежной политике компании и описывают, как клиенты должны оплачивать свои счета. Об изменениях в этих политиках необходимо сообщать заказчику письмом по почте с письменным уведомлением об изменениях, которые произошли.
Открытие
Вскрытие письма содержит дату написания, контактную информацию получателя и приветствие. Раздел письма с приветствием «Уважаемый покупатель» будет написан через двойной интервал под контактной информацией покупателя. Приветствие обращается к клиенту правильно с названиями, такими как г-н или г-жа и фамилия.
Цель письма
В параграфе о целях сообщается вашему клиенту, что вы пишете, чтобы сообщить им, что произойдут изменения в биллинговой системе. Этот пункт также должен включать гарантии того, что это письмо не является инкассо.
Воздействие на потребителя
В параграфе «Эффекты» подробно указано, как изменения, вносимые вашей компанией, повлияют на клиента. Эти эффекты могут включать новый платежный адрес, на который должны быть отправлены платежи, или новые даты выставления счетов. Эти изменения должны быть написаны положительно и в пользу заказчика. Каждое изменение следует описывать как выгоду как для клиента, так и для вашей компании.
Закрытие
Заключительный раздел должен включать ваше заключительное заявление для клиента, такое как «Спасибо за ваше покровительство», «Искренне» или простое «Спасибо». Он будет включать ваше имя, подпись и контактную информацию. Также необходимо указать адрес электронной почты, чтобы клиенты могли связаться с вами, если у них возникнут какие-либо вопросы.