Содержание
- Заголовок и закрытие
- Стиль основного текста
- Технические различия в формате
- Важные вопросы относительно послесловия
Различия между деловыми письмами и менее официальными или личными письмами можно найти в обеих структурах каждого из них. Неофициальные личные письма позволяют отправителю по своему усмотрению в отношении расположения элементов и других элементов письма. С другой стороны, деловые письма должны соответствовать строгим стандартам стиля и формы. Ключевые элементы, такие как макет, структура абзацев и техническое форматирование, отличают подходящее деловое письмо от неформального.
Заголовок и закрытие
Заголовок делового письма должен включать имя отправителя, адрес и дату. Выровняйте заголовок на левом поле и выделите одно место для информации. Контактная информация получателя должна быть отделена от заголовка одним пробелом и включать полное имя и адрес получателя, включая почтовый индекс. Человек, пишущий неформальное письмо, может использовать только одно приветствие в заголовке письма. Для закрытия делового письма требуется прощальное приветствие и подпись. Часто деловое письмо будет включать подпись, а также имя отправителя, указанное под ним, и любые учетные данные или титулы, принадлежащие автору. Используйте четыре пробела между прощальным приветствием и именем, набранным для собственноручной подписи. Когда личное письмо заканчивается, достаточно имени отправителя и менее формального приветствия.
Стиль основного текста
Личные письма неформального характера можно обрабатывать без стилистических ограничений делового письма. Отправитель может выбрать стиль или тон в соответствии с обычными характеристиками взаимодействия с получателем. В деловом письме стиль должен соответствовать его замыслу. Деловые письма, предназначенные для ознакомления получателя с отправителем или бизнес-услугами, должны начинаться с введения. Затем отправитель должен использовать текстовый баланс, чтобы проинформировать получателя о намерении или просьбе к действию. Например, коммерческое письмо должно представить продавца и продукт, указать, как продукт будет служить получателю, и, в конце концов, побудить читателя к действию - к покупке продукта или услуги.
Технические различия в формате
Стандартные технические стандарты для деловых писем включают поля по 2 см по бокам и 2,5 см вверху и внизу страницы. Даты деловых писем должны быть указаны, а не сокращены, и включать месяц, день и год. Отправители должны использовать соответствующие заголовки в деловых письмах, но избегать дублирования. В приветствии должно быть указано полное имя получателя с двоеточием в деловом письме. Личное письмо может включать имя или титул и фамилию, за которыми следует запятая. Между заголовком, контактной информацией автора и вступительным приветствием должен быть пробел. Также стандартным является пробел между приветствием и каждым абзацем в теле письма. В деловом письме используйте шрифты с засечками из 12 пунктов, например Times New Roman, с одинарным интервалом между текстом. Деловые письма всегда следует печатать, но их рукописный ввод добавляет индивидуальности.
Важные вопросы относительно послесловия
После закрытия деловые письма должны содержать соответствующие сообщения, например о выпуске копий. «Копия:» означает, что письмо также было отправлено другим людям. Послесловие также является подходящим местом для обозначения материалов, включенных в деловое письмо. В сопроводительном документе должна быть ссылка на элементы, включенные после заключительной подписи, с номером и характером образца коробки в деловом письме.