Содержание
При профессиональном написании электронного письма можно потратить большую часть времени на то, чтобы убедиться, что каждая часть информации включена, что она правильно отформатирована и что проверка орфографии была выполнена. Однако не забудьте закрыть письмо. Создание профессионального окончания для электронной почты может иметь огромное значение для того, как человек ее получит. Оставьте у получателя хорошее впечатление о вас.
Контактная информация
Если вы впервые отправляете профессиональное электронное письмо, рекомендуется закончить его своей контактной информацией, а не только своим именем. Хотя получатель автоматически получит ваш адрес после получения электронного письма, не забудьте предложить другие формы связи. Если вы работаете в конкретной компании, укажите эту контактную информацию, включая адрес. Дайте свой прямой номер телефона и укажите, сотовый это или стационарный. Если у вашей компании есть центральный офис, обязательно укажите добавочный номер. Чем больше контактов вы оставите, тем больше у человека шансов связаться с вами.
Ожидание закрытия
Лесли О’Флахаван из Writing Matters любит заканчивать профессиональное электронное письмо фразой «Я с нетерпением жду…». Она говорит, что это подтвердит цель письма. Кроме того, он также помещает человека, который отправил вам электронное письмо, в позицию ответа. Например, если вы отправили электронное письмо о вакансии, оно должно заканчиваться словами «Я с нетерпением жду вашего решения по моему заявлению». Получатель теперь точно знает, какова цель вашего электронного письма.
Проблемы и опасения
При закрытии профессионального электронного письма обязательно предлагайте приглашение к ответу, например «Дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы или опасения по поводу ...», поскольку это даст получателю зеленый свет на то, чтобы ответить, не чувствуя себя как будто это вас беспокоит или что ваше электронное письмо должно быть последним словом. Это также поддерживает продолжение разговора. Отправляя электронное письмо, убедитесь, что все участники находятся на одной странице и что все вопросы и опасения рассмотрены.
Соображения
Конец профессионального электронного письма может иметь личный характер, в зависимости от ваших отношений с получателем. Со временем профессиональный контакт может стать другом, позволяя закончить электронное письмо внутренней шуткой или даже независимой историей. Однако не делайте этого, пока не установятся дружеские отношения. Завершение электронного письма словами «С уважением» - хороший компромисс. Это показывает, что вы не просто деловые отношения, а заботливый человек. Не бойтесь проявить вежливость в конце электронного письма, особенно если оно профессиональное.