Содержание
Часто в деловом мире от нас требуется приложить сопроводительное письмо к большему отчету, который можно отправить по почте, специальной доставкой или даже по электронной почте. Официальное сопроводительное письмо имеет очень конкретную цель и должно быть написано таким образом, чтобы оно представляло и описывало содержание, повторяло основную тему отчета, а также указывало на следующие шаги или действия, которые необходимо предпринять.
Напишите сопроводительное письмо к отчету
Шаг 1
Используйте фирменный бланк компании, чтобы составить письмо-презентацию отчета с учетом важности сопроводительного документа. Даже если вы используете фирменный бланк, относитесь к нему как к бумажному письму, включая изображение логотипа компании на странице электронного письма.
Шаг 2
Включите дату дня, а также информацию об адресе, включая имя и фамилию, должность, название компании, улицу и город, а также почтовый индекс. Используйте приветствие «Каро», за которым следует официальное приветствие, например, сокращение «мистер» или «миссис», если человек является незнакомцем, или «Каро» с именем или фамилией получателя, если человек является знакомым.
Шаг 3
Укажите цель письма в основном абзаце, используя такие слова, как «Это письмо предоставляет (название отчета) для вашего обзора или комментария (или любого другого действия). Используйте эту возможность, чтобы резюмировать тему отчета. Попробуйте резюмировать Цель доклада максимально лаконична - максимум в одном-двух предложениях.
Шаг 4
Обратите внимание на заключение отчета, но не вдавайтесь в суть выводов отчета. Вы хотите, чтобы читатель прочитал сам отчет, а не только сопроводительное письмо. Письмо должно пробудить у читателя интерес к тому, что будет найдено в окончательном отчете.
Шаг 5
Сделайте формальный раздел завершения или следующие шаги, где вы указываете, какие действия желает получатель. Вы хотите, чтобы они переслали документ или подписали документ или согласовали более крупную встречу для представления результатов? Будьте очень конкретны в отношении следующих шагов, а также дня и даты, если требуются срочные действия.
Завершите сопроводительное письмо официальным приветствием, сердечным, искренним или вдумчивым. Включите имя и титул автора письма. Перечислите имена других людей, которые получат отчет и сопроводительное письмо в поле «Копия» (с копией) в электронном письме.