Содержание
Выделение времени на написание руководства по обучению сотрудников может показаться утомительным занятием. Использование инструментов Microsoft Word 2007 упрощает этот процесс. Прежде чем начать писать, поработайте немного над планом. Решите, какие задачи должны выполнять ваши сотрудники, а какие можно описать, чтобы помочь им. Спланируйте, в какой ситуации вы будете использовать руководство, будь то очное занятие или самостоятельная экскурсия. Если у вас есть представление о том, какое руководство вам нужно, вот несколько инструментов, которые вы можете использовать, чтобы воплотить свою идею в жизнь.
Подготовка
Шаг 1
Используйте инструмент границы в Word, чтобы создать многоуровневый список задач, которые сотрудник должен изучить. Этот процесс поможет вам решить, как долго будет ваше руководство, и поможет разделить работу на более мелкие части, которые легче объяснить сотрудникам. Чтобы использовать инструмент границы в Word, вы должны начать с пустого документа и выбрать «Главная». В группе «Абзац» есть 3 кнопки: точки, числа и многоуровневый список. Выберите «многоуровневый список» или щелкните стрелку вниз, чтобы выбрать список параметров границы. Вы также можете создать свой собственный. Напишите свои параметры. Перейдите на следующий уровень в многоуровневом списке, нажав клавишу «Tab». чтобы вернуться, нажмите «Shift + Tab». Запишите шаги для обучения и другую информацию, чтобы объяснить своим сотрудникам, как выполнять задачи, требуемые на работе.
Шаг 2
Используйте функции верхнего и нижнего колонтитула в Word, чтобы добавить номера страниц, содержимое раздела и заголовок для каждой страницы в документе. Верхние и нижние колонтитулы являются важными визуальными ориентирами, позволяющими сотруднику узнать, где он находится в учебном руководстве. Во время обучения добавление номеров к страницам помогает связать определенные страницы с некоторыми предметами. Щелкните «Вставить вкладку», затем в разделе «Верхние и нижние колонтитулы» выберите «Верхний колонтитул». У вас будут варианты стилей заголовков или вы можете создать свой собственный. Заголовок отображается на каждой странице вашего руководства, или вы можете изменить его так, чтобы он отображался только на противоположных страницах, чтобы ваше руководство следовало за строкой книги. Нижние колонтитулы появляются внизу страницы и обычно используются для отображения номера страницы, дат и информации о пользователе. Нажмите «Нижний колонтитул» в разделе верхних и нижних колонтитулов, и, как и ранее, у вас будет несколько типов на выбор.
Шаг 3
Добавьте обложку, чтобы отличать свой учебный материал от других предметов, которые вы раздаете своим сотрудникам, например, руководства для сотрудников. Создайте свою собственную обложку, щелкнув «Вставить вкладку», а затем «Обложка» в разделе страницы. Вы увидите множество стилей обложек, которые вы можете выбрать или создать самостоятельно. Дайте вашему руководству описательное название; укажите дату создания и авторов, поскольку эти руководства часто выпускаются группами.
Шаг 4
Добавьте заголовки, чтобы помочь вам создать оглавление учебного документа. Это также помогает визуально организовать, чтобы облегчить использование вашим сотрудником. Создавайте разные стили заголовков для каждой темы, используя заранее созданную рамку (этот заголовок не совпадает с заголовком вверху страницы). Стили заголовков - это стили шрифтов, которые вы используете для обозначения различных разделов обучения, а также различных подразделов.
Если вы пишете руководство по составлению корпоративной корреспонденции, ваш заголовок 1 должен быть «Как написать корпоративное письмо», а затем подзаголовком может быть «Что включать». Чтобы отметить заголовки 1 и 2, выберите «Главная», и в разделе стилей вы увидите несколько различных стилей, которые вы можете выбрать, включая заголовок 1, заголовок 2, заголовок и т. Д. Выберите текст, который вы хотите использовать в качестве первого заголовка 1, и щелкните раздел «Заголовок 1», чтобы указать его важность. Щелкните следующий раздел, чтобы создать заголовок 2. Следуйте по всей границе, выбирая заголовок 1 и 2. Они будут включены в ваше оглавление, когда вы закончите.
Шаг 5
Добавьте таблицу и содержание (TDC), чтобы помочь вашему сотруднику найти информацию, которая может ему понадобиться, когда это необходимо. Если вы уже добавили в документ первичный и вторичный заголовки, позвольте Word сделать эту работу и создать TDC за вас. Щелкните в начале документа, где вы хотите разместить ВМТ (обычно после обложки), и щелкните «Ссылки», а затем «Оглавление» в одноименном разделе. Вы увидите список автоматических таблиц, которые вы можете использовать. Нажмите на один из автоматических вариантов выбора, и ваш ВМТ должен появиться с предварительно выбранными заголовками.
Шаг 6
Организуйте заголовки и разделы учебного пособия в пошаговом порядке. Последним и наиболее важным разделом руководства должен быть указатель. Чем полнее ваш указатель, тем легче ученику позже найти ответы по номеру страницы. Чтобы создать указатель, выберите слово, которое хотите вставить. Щелкните «Ссылки», а затем «Отметить», чтобы продолжить делать это для каждого элемента, который вы хотите добавить в указатель. Когда закончите, прокрутите вниз до конца учебного руководства и добавьте указатель, нажав «Ссылки», а затем «Вставить указатель».
Шаг 7
Проверьте орфографию и сохраните файл. Создав первое учебное руководство, вы можете сделать его образцом для других руководств, нажав «Открыть», затем «Сохранить как», когда появится диалоговое окно, в разделе «Сохранить как тип» щелкните стрелку, чтобы вниз и выберите «Шаблон Word (.dotx)», после чего вы сможете повторно использовать свою работу в других учебных пособиях.