Содержание
Написание формальной записки - эффективный способ общения внутри компании. Напишите заметку авторитетным голосом, но вы хотите сообщить, а не запугать читателя. Дополнительная информация, включенная в меморандум, называется приложением, а закрытия обычно включаются в письмо. Формальная записка включает в себя конкретные разделы и инициалы писателя и помощника в конце. Хотя большинство заметок занимают одну страницу или меньше, обязательно добавьте итоговый абзац в конце, если у вас более одной страницы.
направления
-
В начале памятки есть разделы «До», «От» и «Тема». Если вы собираетесь включать вложения, решите, кому нужно получать эти вложения, а кому нужна только копия памятки, ознакомьте всех с информацией и распространенными вложениями (например, человеку, создавшему вложение, не нужно его получать, он). Укажите имя каждого, кто получит документ, в заголовке «Кому». Включите, кого вы хотите скопировать в «CC» в конце заметки. Некоторые люди могут получить документ в частном порядке, добавив его как «скрытую копию». Они получат копию памятки, но не будут указаны в «Кому» или «ЦК».
-
Напишите памятную записку четко и кратко. Используйте прямой и формальный язык, но держите записку подальше от пугающего или уничижительного тона. Большие документы должны содержать несколько абзацев, чтобы их было легче читать.
-
Заполните памятку инициалами автора, а затем слэшем («XX / aa») инициалами помощника. Инициалы автора должны быть прописными, а у помощника - строчными. В двух строках ниже следует прочитать слово «Вложения (x)» с указанием количества вложений в скобках. Затем перечислите людей, которым вы хотите, чтобы они получили копию, в виде списка. Те, кто получит скрытую копию, должны быть написаны от руки в своих копиях. Не забудьте указать «CCO», чтобы они знали, что оно было скопировано анонимно. Автор заметки должен быть первым в разделе «От».
чаевые
- Сохраните одну или две дополнительные копии заметки в файле с приложениями на случай, если кого-то нужно будет добавить в список рассылки.
- Просмотрите памятку на предмет типографских ошибок, которые средства проверки правописания не идентифицируют.
- Большинство программ обработки текста включают шаблон заметки, если ваша компания не указала его для использования.
предупреждение
- Обязательно укажите всех получателей в разделе «Кому» памятки.
- Записки следует использовать только для внутренних коммуникаций компании. Общение с поставщиками или покупателями должно быть написано в формате письма.
Что вам нужно
- Приложения к меморандуму (при необходимости)