Содержание
- Будь прямым
- Выберите правильный предмет
- Проверьте правильность написания
- Будь вежлив
- Обсудить детали встречи
Электронная почта стала предпочтительным средством общения в деловом мире. Это быстро, надежно и служит письменной документацией сделанных сделок. Однако почтовые ящики иногда заполняются спамом, поэтому важно, чтобы ваша электронная почта выделялась среди множества других, особенно если вы пытаетесь назначить встречу с кем-то впервые.
Будь прямым
Будьте максимально прямолинейны во время написания электронного письма и, если возможно, отправляйте его непосредственно человеку, с которым вы хотите встретиться, а не в папку «Входящие», разделяемую отделом. Если это неизбежно, укажите в поле «Тема» электронного письма, на которое оно направлено. В теле письма перейдите прямо к сути; объясните причину встречи и спросите о наличии человека для встречи с вами. Если вы приглашаете кого-то на встречу, сообщите об этом по электронной почте. Объясните, что вы делаете со встречей. Например, скажем, вы хотите сообщить о целях продаж или о том, кто заменит Жуана да Силву в бухгалтерском учете.
Выберите правильный предмет
Поле «тема» электронного письма - это первое, что прочитает человек, и обычно именно оно определяет, будет ли электронное письмо открыто или нет. Поэтому важно, чтобы это поле не было слишком длинным. Проблемы с электронной почтой должны быть короткими и прямыми - вы всегда можете обсудить более подробную информацию в последующих электронных письмах, если встреча будет подтверждена.
Проверьте правильность написания
Подкрепить этот совет никогда нечем: для первого впечатления нет ничего хуже, чем электронные письма с частыми ошибками, грамматикой и пунктуацией. Эти ошибки делают вашу электронную почту похожей на спам и увеличивают шансы на ее отправку в корзину. Более тщательная проверка перед отправкой электронной почты может предотвратить множество головных болей. В идеале попросить кого-нибудь прочитать его и проверить этот тип ошибки, если получатель является очень важным клиентом.
Будь вежлив
Запрос встречи с кем-то - все о первых впечатлениях. Если вы впервые связываетесь с человеком, используйте наиболее образованные языковые формы, какие только можете. Сохраняйте фамилию и всегда используйте названия, такие как Мистер или Мисс. В первом письме никогда не используйте «Привет» в качестве приветствия; это заставляет вас выглядеть непрофессионально. В конце письма всегда ставьте «Спасибо», «С уважением» или «Привет». Вежливости всегда уместны в переписке по электронной почте.
Обсудить детали встречи
По электронной почте установите дату и время встречи, как если бы вы делали это по почте. Укажите, когда вы будете где-то рядом с получателем; например, скажите, в какие даты вы будете в городе получателя. Будьте ясны о том, что вы хотите обсудить. Например, если вы хотите поговорить о «продажах газонокосилок во втором квартале года», получатель получит лучшее представление о том, что будет обсуждаться, чем просто «Продажи».