Как организовать личную запись сотрудника

Видео: Как заполнить личную карточку работника по форме Т-2 - Елена А. Пономарева

Содержание

направления
чаевые
предупреждение
Что вам нужно

Для владельца малого бизнеса или для отдела кадров большой компании важно правильно организовать все файлы о сотрудниках. Есть несколько важных вещей, которые нужно сохранить в базовом личном списке для каждого сотрудника. На этих основных вкладках вы можете разделить информацию на разделы, а не располагать все в случайном порядке. Кроме того, добавляйте файлы по мере необходимости для каждого сотрудника и сохраняйте обновленные файлы для всех сотрудников.

направления

Сделать отдельные записи для каждого сотрудника и файл для форм I-9 и для данных об оплате (Jupiterimages / Brand X Pictures / Getty Images)

Выберите папку, в которой можно сохранить достаточно документов для каждого жетона сотрудника. Используйте вторую папку для медицинских карт сотрудников. Подвесные папки могут быть лучшими для них. Затем вы можете встроить в них подпапки и использовать вкладки между разделами.
Первая папка каждого сотрудника, основной личный файл, должна содержать личную информацию сотрудника, такую как адрес и текущий номер телефона. Попросите сотрудников обновлять эту информацию, если необходимо, каждый год, возможно, в начале года или во время набора. Контактная информация для экстренных случаев также должна храниться здесь.
Если вы разделите свисающие папки на разделы, второй раздел может содержать резюме и заявку на работу, а также рекомендации и контракты между работодателем и работником.
Поместите все документы, подписанные сотрудником, когда он присоединился к компании, в третьем разделе. Обычно здесь можно найти формы, такие как формы оплаты W-4, тренинги по борьбе с сексуальным насилием, соглашения о скрытности и знание политики сотрудников, но не форму I-9.
Разместите комментарии о сотруднике в разделе. Любое возвращение на проверку работника должно быть сохранено здесь. Включите документацию для повышения заработной платы или дисциплинарных мер. Сохраните копии соответствующих дипломов, сертификатов или подтверждений обучения, которые сотрудник также получил в этой папке. Держите раздел для страховых, медицинских и пенсионных записей.
Вся медицинская информация должна храниться в отдельной папке. Любая информация, касающаяся здоровья сотрудников, должна храниться здесь. Это связано с конфиденциальностью и не может основывать какие-либо рекламные акции или другие личные решения на истории болезни данного лица, утверждает HRdirect.
Сохраните третью папку для любого сотрудника, который получил травму в файле. Здесь вы будете размещать отчеты о несчастных случаях, требования компенсации работникам и любые другие медицинские записи.
Поместите все формы I-9 в отдельные папки или папки, состояния HRdirect. Отделите I-9 от старых сотрудников младшим.

Если вы делаете платежную ведомость в своем офисе, сохраняйте папку только для платежной ведомости.