Как написать руководство по политике и процедурам

Видео: Как на Авито обойти x10 конкурента. Секретная стратегия

Содержание

направления
чаевые
предупреждение
Что вам нужно

Написание руководства по политике и процедурам может показаться сложной задачей, которая может быть верной, если вы заранее не подумали об определенных переменных. Создание надежного планирования облегчит создание руководства по политике и процедурам для поставщиков, сотрудников и менеджеров. Согласованная система документации, которая также облегчает составление контрактов, соответствующих определенным стандартам, таким как ISO9000.

направления

Создание руководства по политике и процедурам может быть сложным, если вы не планируете правильно (ручная перевозка с газетой на складе с изображением terex от Fotolia.com)

Определите масштаб вашего проекта, ознакомившись с правилами других компаний. Убедитесь, что некоторая часть политик или процедур уже задокументирована в другом месте, и определите, будет ли процедура специфичной для компании, региона, подразделения, функциональной группы или задачи. Это поможет вам определить начальные и конечные параметры области.
Определите формат документов. Объедините их, проверив наиболее важные программные документы. Политики имеют тенденцию быть более широкими, в то время как детали задач процедур имеют тенденцию быть более конкретными.

В крупных компаниях обычно существует четыре или более уровня документации с глобальными процедурами, которые охватывают все, такие как этика, подарки, информация о владельце, протоколы электронной почты и процедуры разделения, которые связаны с экологическими, государственными и нормативными актами сотрудников.

Процедуры, связанные с функциональными группами или задачами, могут быть изменены в соответствии с локальными операциями, но все же должны соответствовать требованиям документов наивысшего уровня. Например, у вас может быть три разных ремонтных центра, которые работают независимо, но вы должны действовать одинаково при выдаче заказов в распределительный центр. Глобальные политики будут общими, но конкретные детали процессов, связанных с тем, как каждый центр выдает запросы (кто, когда, что и почему), могут незначительно отличаться. Должности и обязанности обычно включаются в процедуры.
Определите и профилируйте все, что будет включено в руководство по политике. Начните с шагов, связанных с основными процедурами, такими как дизайн клиента, получение заказов на покупку, производство, проверка, доставка и сбор продукта.

Политики - это жесткие протоколы, которые информируют об ожидаемых решениях и обязанностях сотрудников в конкретных ситуациях. Они обычно связаны с законами и нормативными требованиями.

Процедуры - это шаги, которые выделяют логическую последовательность событий, включая инструменты, коммуникации, процесс и необходимые навыки.

Используйте профиль в качестве отправной точки для индекса.
Решите, где будет храниться информация и разработан контроль версий. Разработка процесса контроля рецензирования с самого начала важна, поэтому, начав писать и редактировать, вы сможете отслеживать изменения.

Процесс контроля проверки также должен обладать уровнем полномочий и контроля, чтобы все участники процесса знали, как вносить изменения и реализовывать их.

Никогда не позволяйте редактировать несколько версий одного и того же документа одновременно, так как это может вызвать проблемы в будущем. Используйте метод «первым вошел, первым вышел» и, при необходимости, измените снова, чтобы отслеживать изменения.
Создайте шаблоны для процедур, политик и потоковых диаграмм, чтобы тем, кто пишет документацию, не приходилось беспокоиться о форматах.

Поместите разделы в эти шаблоны, чтобы авторы указывали другие документы, инструменты и ссылки, необходимые для организации ваших материалов. Укажите форматы и убедитесь, что определенные разделы, такие как глоссарий терминов, должны быть частью основного раздела или документа для справки. Предоставление авторам наилучшего возможного руководства по требованиям уменьшит потребность в новой работе позже.
Назначьте редакторов и экспертов по предметам для разработки содержания каждого раздела. Дайте им пример для просмотра в запрошенном шаблоне и выделите другие правила, такие как полное написание аббревиатур, насколько обобщенными или подробными они должны быть при описании шагов в процедурах.

Если в рамках процедур необходимо принять решения, выделите дополнительные ссылки и предоставьте сотрудникам достаточно информации со всеми возможными способами, чтобы помочь им принять обоснованные решения. Вопросы, требующие принятия решений, обычно являются ошибочными, поэтому постарайтесь быть максимально ясными в этих областях. Перед публикацией проверьте процедуру с кем-то рядом с вами, следуйте каждому описанному шагу и попытайтесь выявить возможные проблемы.
Назначьте группу рецензирования, которая будет направлять и редактировать окончательные публикации, чтобы обеспечить постоянство языка документации и уровня детализации на разных этапах процесса.

Разрешает несоответствия, улучшая методы обучения. Назначьте разумный цикл обзора (например, 48 часов), чтобы у всех были одинаковые ожидания с точки зрения приоритетов.
Распределите ответственность за каждую процедуру и укажите уровни полномочий. Процесс должен строиться на периодических обзорах. Когда люди покидают свои посты, новые менеджеры должны быть назначены на соответствующие процедуры. Для получения обновлений и изменений сотрудники должны проконсультироваться с политиком, чтобы совместно иметь возможность изменять политики и процедуры по мере улучшения или изменения ситуации.

чаевые

Если задача или процедура выполняется более чем одним человеком или группой, сначала стандартизируйте ее, а затем задокументируйте.
Некоторые клиенты не будут заключать сделки с компаниями или предприятиями, которые не имеют стандартов ISO или аналогичных нормативных документов для такой документации, как обслуживание клиентов, контракты, финансы, инвентарь, связь, качество и юридические документы. ИСО предоставляет общие и отраслевые шаблоны и обучение для быстрого и простого создания политик и процедур и является международно признанным стандартом.
Создайте процессы для обучения, обучения и реализации пересмотренных процедур по мере необходимости. Изменение стандарта, к которому никто не обращается, не поможет сотрудникам.

предупреждение

Некоторые администрации предпочитают предоставлять расплывчатую информацию о процедурах, чтобы позволить толкование и свести к минимуму проверки. Другие предпочитают использовать подробную информацию, чтобы сотрудники работали лучше.
Умеренно используйте детали, когда есть дискуссии или возможность различной интерпретации языка или содержания или проблемы с процессом из-за расплывчатых инструкций, просмотрите конкретный раздел, чтобы прояснить его.
Очень часто политики и процедуры выходят из-под контроля, дублируются или дублируются, или становятся слишком подробными, чтобы иметь с ними дело.
Используйте индексы и старайтесь минимизировать дублирование, назначая людей другим разделам в других областях по мере необходимости.
Экологическое законодательство очень важно. Создайте процесс для руководства новыми процедурами, которые позволят им работать в предварительном состоянии перед публикацией. Удостоверьтесь, что тренировки начнутся с запуском новых процедур, иначе возникнут споры и разочарования. Обратиться за помощью к экспертам; это позволит избежать многих «указаний пальцем» в будущем.