Содержание
Прием часто является дверью компании, и, безусловно, этот отдел офиса отражает организационную культуру компании и, следовательно, человека, который также занимает должность секретаря. Первые впечатления имеют первостепенное значение в корпоративном мире, но в эту позицию вовлечено больше вещей, чем хорошее впечатление на посетителей. Должность секретаря - это многогранная должность, которая, если ее разделить на рабочие задачи, может легко потребовать нескольких сотрудников.
льготы
Портье является первым человеком, который приветствует клиентов и потребителей и объявляет их о поддержке персонала или исполнительного секретаря, используя электронную почту или домофон. Часто это может помешать, когда руководитель не хочет, чтобы его беспокоили. Стойка регистрации способна справиться с чрезмерной административной службой, поэтому вам не нужно нанимать временных работников.
характер
Должность регистратора подпадает под административную категорию и в большинстве случаев подчиняется непосредственно HR, административному координатору или офис-менеджеру. Многозадачность - это больше, чем просто модное слово по отношению к регистратору. В более спокойные времена она может интегрироваться в архивариуса или другого административного работника, что устраняет необходимость в дополнительном административном персонале в офисе, где могут находиться файлы.
соображения
Прием является отраслью, которая требует конфиденциальности, и эта должность требует подготовки, чтобы овладеть ею. Лицо, выбранное на эту должность, несет ответственность за соблюдение любых нормативных норм и стандартов безопасности. При приеме на работу менеджеры должны учитывать обязательную проверку.
обязательства
Поскольку администратор редко имеет прямые отчеты, должность требует умения управлять временем, а также превосходства по отношению к клиенту. Некоторыми ключевыми функциями администратора являются: отвечать на телефонные звонки, принимать и приветствовать клиентов, архивировать документы и поддерживать другие отделы (например, бухгалтерия), обеспечивать, отмечать и снимать отметки с собраний, совершать посещения, сортировать и распространять почту.
ожидания
Ожидается, что администратор будет иметь те же навыки, что и административный помощник, так как обязанности немного отличаются. Уровни компетенции в Microsoft Office или другой офисной автоматизации должны быть выше базовых. Там, где административный помощник обычно выполняет вспомогательные административные функции в офисе, администратор всегда опережает всех посетителей. Имея это в виду, ваше поведение всегда будет профессиональным. Также ожидается, что она знает свои ежедневные приоритеты, поскольку отвлекающие и менее важные задачи появляются в любое время.