Содержание
- Управляйте обязательствами генерального директора
- Организуйте поездки
- Связаться с членами совета директоров
- Общие административные и офисные задачи
- Квалификация и навыки
- Условия труда и заработная плата
Исполнительный помощник генерального директора (CEO) обеспечивает конфиденциальную административную поддержку высокого уровня генеральному директору. Функции могут быть административными и проектными и включать планирование поездок, организацию встреч, обработку информационных запросов, отчетность и переписку, а также контакты с членами совета директоров. На этой должности профессионал часто имеет дело с конфиденциальной информацией, поэтому работа требует дипломатии и осмотрительности.
Управляйте обязательствами генерального директора
У руководителей очень плотный график и много работы. Следовательно, исполнительный помощник несет ответственность за управление этими вопросами и обеспечение его надлежащей подготовки к собраниям. Перед ними помощник руководителя может подготовить повестку дня собрания и предоставить необходимую справочную информацию для генерального директора. Вы также обязаны держать генерального директора в курсе ежедневного расписания, чтобы он приходил вовремя и знал, где он должен быть.
Организуйте поездки
Руководители, как правило, часто путешествуют, и часто ответственность за организацию этих поездок и логистики лежит на исполнительном помощнике, который может включать в себя бронирование рейсов, аренду автомобилей и размещение в гостиницах. Он также отвечает за организацию встреч, предоставление основной информации и заполнение отчетов о расходах для возмещения расходов после поездки.
Связаться с членами совета директоров
Исполнительные помощники также могут взаимодействовать с советом директоров. Обязанности могут включать планирование заседаний совета директоров, организацию заседаний совета директоров, отправку материалов на рассмотрение перед заседаниями, ведение и распространение заметок и разъяснение общих вопросов членам совета директоров.
Общие административные и офисные задачи
Исполнительный помощник также выполняет общие административные и офисные задачи, такие как ответ на телефонные звонки, отправка факсов и корреспонденции, хранение и изготовление фотокопий. Также может потребоваться организация логистики для посетителей, координация телефонных конференций, расшифровка заметок и написание корреспонденции.
Квалификация и навыки
Часто предпочтение отдается степени бакалавра, но степень младшего специалиста может быть приемлемой при наличии достаточного предыдущего опыта работы. Работодатели стремятся получить от трех до пяти лет опыта поддержки руководителей высшего звена, продвинутые навыки работы с компьютером и способность набирать 60 слов в минуту, понятия управления и того, как обращаться с конфиденциальной информацией и выполнять несколько задач одновременно. Также важны такие личные качества, как осмотрительность, высокий уровень профессионализма, внимание к деталям, организованность, письменные и устные коммуникативные навыки.
Условия труда и заработная плата
Исполнительные помощники часто работают в быстро меняющейся офисной среде и при необходимости могут работать сверхурочно и в выходные, помимо сопровождения генерального директора в поездках. Заработная плата сильно различается от компании к компании, но в среднем составляет около 6000 реалов.