Содержание
У большинства компаний, маленьких или больших, есть стойка регистрации или стойка регистрации. Стандартные рабочие процедуры сотрудника, который занимается обслуживанием клиентов, состоят из обязанностей и ответственности, которые повышают эффективность компании в целом. Эти сотрудники должны полностью понимать все аспекты своей роли, чтобы выполнять свою роль наилучшим образом.
Служить воротами
Наиболее важной ролью, которую играет принимающий сотрудник, является «шлюз» или привратник. Вы первый человек, которого клиенты видят по прибытии, и обычно первый человек, с которым они разговаривают, когда звонят в офис. Вы должны быть дружелюбны и вежливы с клиентами, но также поддерживать их авторитет. Ваше отношение отразится положительно или отрицательно на бизнесе в целом, и вы всегда должны помнить об этом. Вы несете ответственность за то, чтобы начальство принимало только тех людей, с которыми у них есть время, и с которыми они хотят поговорить. Всегда обращайтесь с человеком напрямую и надлежащим образом; вам может потребоваться сказать кому-то, что ему нужно оставить сообщение или что он должен сидеть и ждать.
Рутинные задачи
В большинстве офисов регистратор должен заниматься повседневными делами, такими как администрирование электронной почты, прослушивание голосовой почты, подготовка кассовых мешков, полив растений и заполнение столов. Ведение списка всех задач дня может помочь вам не забыть что-то. Кроме того, полезно вести адресную книгу с важными и часто используемыми номерами, потому что это часто является обязанностью звонить в службу поддержки, ИТ и другим людям в течение дня, когда возникают проблемы.
Организация повестки дня обязательств
Наконец, если эта работа не была делегирована другому сотруднику, такому как помощник начальника, на приеме сохраняется повестка дня. Всегда будьте в курсе предстоящих мероприятий и отмененных встреч. Не забудьте указать имена и номера людей, которые хотят записаться на прием в дни, которые заполнены, в случае отмены. Иногда может потребоваться назначить предварительную встречу, и в этом случае просто включите запись в расписание. Не забывайте всегда использовать карандаши, так как это облегчает стирание и укрытие в случае изменения времени.
